2. Zakupy

    Modu│ Zakupy umo┐liwia wprowadzanie i zarz╣dzanie dokumentami zakupu oraz sporz╣dzanie zam≤wie± na towary.

    Dostawa towaru do apteki wi╣┐e siΩ z przyjΩciem faktury lub rachunku uproszczonego. W programie EuroApteka tego typu dokumenty okre£lane s╣ mianem dokument≤w zakupu i przechowywane s╣ w rejestrze Dokumenty zakupy.

    Nowy dokument zakupu mo┐na stworzyµ bezpo£rednio w programie lub wczytaµ z pliku dostarczonego przez dostawcΩ towaru, o ile obs│uguje on standard Farma. W dokumencie mo┐na wprowadzaµ zmiany, poprawki lub usun╣µ go z rejestru, o ile nie zosta│ zatwierdzony. Po zatwierdzeniu dokumentu, odpowiednie dane wprowadzane s╣ do kartotek magazynowych programu. Mo┐na je przegl╣daµ nie opuszczaj╣c rejestru dokument≤w zakupu.


    Rysunek .1 Rejestr dokument≤w zakupu.

    1. Tworzenie dokumentu zakupu


      2. Nowy dokument zakupu tworzony jest za pomoc╣ operacji Nowy (Ctrl+N) rejestru Dokumenty zakupu. Wywo│anie tej operacji spowoduje otwarcie formularza dokumentu zakupu, gdzie nale┐y wprowadziµ szczeg≤│owe informacje dotycz╣ce dokumentu i przyjΩtej dostawy towaru.


      Rysunek .1 Postaµ formularza po wywo│aniu operacji Nowy.

      Dokument zakupu sk│ada siΩ z nag│≤wka, listy pozycji dokumentu oraz podsumowania. 

      Po wprowadzeniu wszystkich danych do formularza, nale┐y potwierdziµ utworzenie nowego dokumentu zakupu wciskaj╣c przycisk OK. W rejestrze dokument≤w zakupu pojawi siΩ nowa pozycja, pod£wietlona jako bie┐╣ca. 

      Wybranie przycisku Anuluj oznacza zrezygnowanie z utworzenia nowego dokumentu i powr≤t do okna listy.

      Aby utworzyµ kolejny dokument bez powracania do okna rejestru, nale┐y nacisn╣µ przycisk NastΩpny (PageDown) na dole formularza . Spowoduje to dodanie przygotowanego dokumentu do rejestru (oraz pod£wietlenie go jako bie┐╣cego) i otwarcie formularza do wprowadzania danych dla kolejnego nowego dokumentu. Po wprowadzeniu danych ostatniego dokumentu, nale┐y nacisn╣µ przycisk OK, co spowoduje dodanie dokumentu i powr≤t do okna rejestru.

      1. Nag│≤wek dokumentu


        2. Nag│≤wek dokumentu sk│ada siΩ z czterech czΩ£ci, pogrupowanych w oknie formularza przy pomocy separator≤w. Zawiera nastΩpuj╣ce pola:
        # Unikalny identyfikator dokumentu nadawany w bazie danych oraz status dokumentu. Nie podlega edycji.
        Typ 
        dokumentu        		 Odno£nik do kartoteki Typy dokument≤w. 

        Typ dokumentu decyduje w jaki spos≤b zatwierdzenie dokumentu wp│ywa na zawarto£µ innych kartotek i rejestr≤w programu oraz drukarkΩ fiskaln╣. 

        W polu wy£wietlany jest symbol typu dokumentu. W przypadku dokument≤w zakupu mo┐e to byµ:
        FZ û dla faktury zakupu VAT;
        FV û dla faktury zakupu VAT wczytanej z pliku;
        RZ û dla rachunku uproszczonego zakupu.

        Podczas tworzenia nowego dokumentu, ustawiany jest typ bie┐╣cego dokumentu z okna listy rejestru.
        Numer Numer dokumentu. 
        Utworzono Zapisywana jest tu data wprowadzenia dokumentu do systemu oraz nazwa u┐ytkownika, kt≤ry dokument utworzy│.
        Sprzedawca  Odno£nik do kartoteki kontrahent≤w. Po wybraniu dostawcy towaru z kartoteki, w odpowiednie pola wpisane zostan╣ dane kontrahenta.

        W celu usprawnienia pracy, w kartotece kontrahent≤w stworzony zosta│ folder (widok) Dostawcy, w kt≤rym zgrupowani zostali wszyscy kontrahenci, kt≤rzy nale┐╣ do grupy dostawc≤w danej apteki.
        Nabywca Pole zawiera informacje o nabywcy. Przy tworzeniu nowego dokumentu automatycznie wpisywane s╣ tu dane apteki.
        Data 
        wystawienia        		 Data wystawienia dokumentu. W pole wpisywana jest data utworzenia dokumentu, kt≤ra podlega edycji.
        Data 
        sprzeda┐y        		 Data sprzeda┐y. W pole wpisywana jest data utworzenia dokumentu, kt≤ra podlega edycji.
        Spos≤b 
        p│atno£ci        		 Odno£nik do kartoteki Sposoby p│atno£ci. Po wybraniu odpowiedniego elementu z kartoteki, w s╣siednim polu wy£wietlana jest liczba dni, w ci╣gu kt≤rych p│atno£µ powinna zostaµ zrealizowana.
        Termin 
        p│atno£ci        		 Termin realizacji p│atno£ci. Pocz╣tkowo wpisywana jest data utworzenia dokumentu..
        Nazwa Nazwa dokumentu. Pole do dyspozycji u┐ytkownika.
        Opis Odno£nik do kartoteki Opisy, gdzie u┐ytkownik mo┐e zdefiniowaµ d│u┐szy komentarz do dokumentu. 

      2. Lista pozycji


        3. Lista pozycji dokumentu zakupu stanowi zestawienie towar≤w zakupionych do apteki. Zawarto£µ listy mo┐na odpowiednio edytowaµ: dodawaµ nowe pozycje, usuwaµ, modyfikowaµ istniej╣ce pozycje, zmieniaµ ilo£µ, ceny, itp. W tym celu nale┐y uaktywniµ pole listy (np. naciskaj╣c kombinacjΩ klawiszy Alt+P ) i wywo│aµ odpowiedni╣ opcjΩ z menu kontekstowego, ewentualnie u┐yµ klawiszy skr≤t≤w.

          1. Dodawanie nowej pozycji
Aby dodaµ now╣ pozycjΩ do listy, nale┐y:
    1. Wywo│aµ operacjΩ Nowy z menu kontekstowego listy lub nacisn╣µ kombinacjΩ klawiszy Ctrl+N.
    2. Otwarte zostanie okno formularza do wprowadzania nowej pozycji. Pola formularza nale┐y wype│niµ zgodnie z  zasadami obs│ugi formularzy. Formularz zawiera nastΩpuj╣ce pola:
    Lp. Liczba porz╣dkowa pozycji na li£cie, nadawana przez program.
    Artyku│ Odno£nik do kartoteki artyku│≤w. Po wybraniu odpowiedniego elementu z kartoteki, wype│nione zostan╣ pola: Nazwa, Postaµ, Dawka, Opakowanie, Producent a tak┐e Stawka VAT.

    Je┐eli szukany artyku│ nie zosta│ jeszcze zdefiniowany w kartotece, nale┐y, w otwartym oknie kartoteki, wywo│aµ operacjΩ Nowy, wprowadziµ i zatwierdziµ dane nowego artyku│u, a nastΩpnie wybraµ tak wprowadzony element, kt≤ry zostanie uwzglΩdniony w naszym dokumencie.

    W odpowiednich polach nale┐y r≤wnie┐ wpisaµ numer seryjny towaru oraz jego datΩ wa┐no£ci.
    Ilo£µ W polu wpisywana jest ilo£µ zakupionego towaru. Domy£lnie przyjmowana jest warto£µ w opakowaniach fabrycznych. Jawnie mo┐na to zaznaczyµ wpisuj╣c po liczbie literΩ f lub h. Ilo£µ w jednostkach minimalnych oznaczamy liter╣ p. Warto£ci mo┐na wpisywaµ r≤wnie┐ w u│amkach dziesiΩtnych (0,5) lub zwyk│ych (1/2), o ile nie powoduje to podzia│u jednostki minimalnej.

    Po wpisaniu warto£ci w polu Ilo£µ, odpowiednio wype│nione zostan╣ pola: Op. fabr. (ilo£µ opakowa± fabrycznych), Jedn. min. (ilo£µ jednostek minimalnych) oraz pole informacyjne. W polu informacyjnym wy£wietlana jest informacja o ewentualnych b│Ωdach pope│nionych przy wype│nianiu pola Ilo£µ lub jawne okre£lenie wpisanej warto£ci.
    Cena brutto bez upustu Cena brutto jednostki towaru bez uwzglΩdnienia zastosowanego upustu.
    Cena netto bez upustu Cena netto jednostki towaru bez uwzglΩdnienia zastosowanego upustu.
    Upust Zastosowany przez sprzedawcΩ upust podawany w procentach.
    Cena brutto z upustem Cena brutto jednostki towaru z uwzglΩdnieniem zastosowanego upustu.
    Cena netto z upustem Cena netto jednostki towaru z uwzglΩdnieniem zastosowanego upustu.
    Stawka VAT Jednocze£nie z wyborem artyku│u zostanie tu wpisana stawka VAT znajduj╣ca siΩ na karcie artyku│u. U┐ytkownik ma mo┐liwo£µ wyboru innej stawki VAT z listy rozwijanej.
    Od ceny Pole informuje o sposobie obliczania kwoty VAT:

    B û od ceny brutto

    N û od ceny netto
    Brutto,
    VAT,
    Netto    		 Pola ostatniej czΩ£ci formularza wyliczane s╣ automatycznie na podstawie ceny zakupu brutto z uwzglΩdnieniem upustu jednostki towaru i jego ilo£ci. Warto£ci we mog╣ byµ modyfikowane przez u┐ytkownika. 
    Cena detaliczna W polu tym jest wpisywana obliczana automatycznie cena detaliczna zakupionego artyku│u. U┐ytkownik mo┐e j╣ nastΩpnie zmieniµ.
    Partia 
    magazynowa    		 Pole odno£nika do kartoteki partii magazynowych. W momencie zatwierdzenia dokumentu zostanie tu wpisany identyfikator partii, do kt≤rej wprowadzony zosta│ zakupiony artyku│.
  1. Po wyborze artyku│u i podaniu jego ilo£ci u┐ytkownik podaje ceny zakupu jednostki towaru bez uwzglΩdnienia upustu. Wystarczy wpisaµ tylko jedn╣ z cen: netto lub brutto, druga cena zostanie obliczona automatycznie. Np. po wpisaniu ceny brutto i przej£ciu do kolejnego pola za pomoc╣ klawisza Tab w polu Cena netto pojawi siΩ kwota obliczona na podstawie podanej ceny brutto i widocznej na formularzu stawki VAT. Jednocze£nie w polu Od ceny pojawi siΩ litera B. 
  2. Po wprowadzeniu cen netto i brutto bez uwzglΩdnienia upustu w polu Cena detaliczna pojawia siΩ obliczona automatycznie cena brutto sprzeda┐y towaru. Spos≤b jej obliczania zosta│ dok│adniej opisany poni┐ej
  3. W polu Upust nale┐y wpisaµ warto£µ procentow╣ zastosowanego przez sprzedawcΩ rabatu. Po wpisaniu odpowiedniej liczby zostan╣ automatycznie obliczone ceny zakupu brutto i netto po zastosowaniu upustu. Wpisanie warto£ci 0 lub pominiecie tego pola oznacza, ┐e artyku│ zosta│ zakupiony bez upustu.
  4. Po wype│nieniu formularza, nale┐y zatwierdziµ wprowadzone dane przyciskiem OK. Do listy dodana zostanie nowa pozycja, a w podsumowaniu dokumentu uwzglΩdniona zostanie nowa warto£µ zakupu. Naci£niΩcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjΩ z dodania nowej pozycji i powr≤t do formularza dokumentu.
Mo┐liwe jest dodanie kilku nowych pozycji do listy, bez powrotu do formularza dokumentu. W tym celu nale┐y u┐yµ przycisku NastΩpny (lub klawisza PageDown). Przygotowana pozycja zostanie dodana do listy, a formularz zostanie przygotowany do wprowadzania nowych danych. Po wprowadzeniu ostatniej pozycji, nale┐y nacisn╣µ przycisk OK, w≤wczas zostan╣ r≤wnie┐ uaktualnione odpowiednie pola podsumowania dokumentu zakupu.


Rysunek .1 Formularz pozycji dokumentu zakupu.
        1. Obliczanie ceny detalicznej zakupionego artyku│u


          2. Podczas wype│niania formularza pozycji dokumentu zakupu program oblicza cenΩ detaliczn╣ towaru. Cena detaliczna zapisywana jest w partii magazynowej, kt≤ra zostanie utworzona w momencie zatwierdzenia dokumentu. Jest on obliczana w r≤┐ny spos≤b w zale┐no£ci od tego, czy artyku│ ma cenΩ urzΩdow╣.

          Artyku│y z cenami urzΩdowymi powinny znajdowaµ siΩ w cenniku bie┐╣cym (Kartoteki->Cenniki).

          W przypadku gdy zakupiony artyku│ nie ma ceny urzΩdowej cena detaliczna jest obliczana na podstawie podanej na formularzu ceny zakupu brutto bez uwzglΩdnienia upustu i mar┐y zapisanej w karcie artyku│u.

          Gdy artyku│ znajduje siΩ w cenniku bie┐╣cym to cena detaliczna przepisywana jest z tego cennika. W tym wypadku nie jest brana pod uwagΩ cena zakupu oraz mar┐a
           
           

        2. Modyfikacja pozycji listy
Aby zmodyfikowaµ pozycjΩ listy, nale┐y:
    1. Pod£wietliµ odpowiedni╣ pozycjΩ.
    2. Wywo│aµ operacjΩ Otw≤rz z menu kontekstowego listy lub u┐yµ klawiszy Alt+Enter lub Alt+O.
    3. Otwarty zostanie formularz pozycji dokumentu. Kolejne pola formularza nale┐y modyfikowaµ korzystaj╣c z og≤lnych zasad obs│ugi formularzy w programie EuroApteka. 
    4. Wprowadzone zmiany zatwierdzamy przyciskiem OK, uaktualniona zostanie bie┐╣ca pozycja w polu listy oraz warto£ci odpowiednich p≤l w podsumowaniu dokumentu. Naci£niecie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjΩ z modyfikacji danych i powr≤t do formularza dokumentu.
Wykorzystanie przycisk≤w Poprzedni (PageUp) i NastΩpny (PageDown) formularza do modyfikacji pozycji listy umo┐liwia wprowadzanie zmian dla odpowiednio poprzednich i nastΩpnych pozycji listy, bez konieczno£ci powrotu do formularza dokumentu.
        1. Usuwanie pozycji z listy
Aby usun╣µ pozycjΩ listy, nale┐y:
    1. Pod£wietliµ odpowiedni╣ pozycjΩ.
    2. Wywo│aµ operacjΩ Usu± z menu kontekstowego listy lub u┐yµ klawiszy Alt+U.
    3. Otwarte zostanie okno podgl╣du danych. 
    4. Naci£niΩcie przycisku Usu± spowoduje usuniΩcie wybranej pozycji z listy. Wybranie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjΩ z przeprowadzenia operacji i powr≤t do formularza dokumentu.
        1. Pozosta│e operacje
W polu listy pozycji dokumentu mo┐na wykonaµ pozosta│e operacje dostΩpne standardowo na wszystkich listach:

Poka┐ (Ctrl+P) û podgl╣d zawarto£ci bie┐╣cej pozycji, bez mo┐liwo£ci edycji;

Kopiuj (Ctrl+K) û utworzenie nowej pozycji dokumentu przez skopiowanie danych z istniej╣cej ju┐ pozycji i ewentualn╣ modyfikacjΩ szczeg≤│≤w;

Filtruj (Ctrl+F) û filtrowanie wy£wietlanej zawarto£ci listy, przy wykorzystaniu kryteri≤w definiowanych w oknie formularza przypominaj╣cego formularz do wprowadzania nowej pozycji listy.

Szukaj (Ctrl+S) û filtrowanie wy£wietlanej zawarto£ci listy. 

Wed│ug (Ctrl+W) û sortowanie zawarto£ci listy wed│ug wybranego pola pozycji.
      1. Podsumowanie dokumentu
Podsumowanie dokumentu z rozbiciem na stawki VAT znajduje siΩ na li£cie widocznej na zak│adce Podsumowanie. 


Rysunek .1 Podsumowanie dokumentu z rozbiciem na stawki VAT.

Pozycje znajduj╣ce siΩ na li£cie mog╣ byµ edytowane w przypadku, gdy dokument nie jest jeszcze zatwierdzony. 

Globalne podsumowanie dokumentu znajduje siΩ w dolnej czΩ£ci formularza i zawiera nastΩpuj╣ce pola:
Netto Cenna netto (z uwzglΩdnieniem upustu) wszystkich towar≤w uwzglΩdnionych w dokumencie. Uaktualniana ka┐dorazowo po dodaniu, modyfikacji lub usuniΩciu pozycji z listy. Podlega edycji.
VAT Kwota VAT (z uwzglΩdnieniem upustu). Uaktualniana automatycznie, podlega edycji. 
Brutto Cenna brutto (z uwzglΩdnieniem upustu) towar≤w uwzglΩdnionych w dokumencie. Uaktualniana ka┐dorazowo po dodaniu, modyfikacji lub usuniΩciu pozycji z listy. Podlega edycji.
    1. Kopiowanie dokumentu zakupu


      2. Nowy dokument zakupu mo┐na r≤wnie┐ stworzyµ przez skopiowanie istniej╣cego dokumentu rejestru Dokumenty zakupu. U┐ycie tej operacji jest szczeg≤lnie korzystne, je£li zawarto£µ nowego dokumentu ma byµ podobna do zawarto£ci ju┐ istniej╣cego. W tym celu nale┐y pod£wietliµ istniej╣cy dokument i u┐yµ operacji Kopiuj (Ctrl+K) z menu Edycja lub menu podrΩcznego rejestru. 

      Wywo│anie tej operacji spowoduje otwarcie formularza dokumentu zakupu. Zawarto£µ formularza zostanie wype│niona zgodnie z zawarto£ci╣ dokumentu ƒr≤d│owego, za wyj╣tkiem p≤l: Identyfikator, Status, Numer, Data wystawienia, Data sprzeda┐y, Termin p│atno£ci, U┐ytkownik, Data utworzenia, kt≤re przyjm╣ pocz╣tkowe warto£ci zdefiniowane w programie (jak przy tworzeniu zupe│nie nowego dokumentu).

      W oknie formularza mo┐na dokonaµ modyfikacji danych, zgodnie z zasadami obs│ugi formularzy i przeznaczeniem oraz w│a£ciwo£ciami odpowiednich p≤l (jak zosta│o opisane w poprzednim rozdziale). W szczeg≤lno£ci, mo┐na modyfikowaµ zawarto£µ listy pozycji dokumentu: dodawaµ nowe pozycje, usuwaµ, zmieniaµ ilo£ci, ceny towar≤w, itp.

      Po wprowadzeniu wszystkich danych do formularza, nale┐y potwierdziµ utworzenie nowego dokumentu zakupu wciskaj╣c przycisk OK. W rejestrze dokument≤w zakupu pojawi siΩ nowa pozycja, pod£wietlona jako bie┐╣ca. 

      Wybranie przycisku Anuluj oznacza zrezygnowanie z utworzenia nowego dokumentu i powr≤t do okna listy.

      U┐ycie przycisku NastΩpny umo┐liwia zapisanie w rejestrze zawarto£ci edytowanego formularza i utworzenie kolejnego dokumentu, stanowi╣cego kopiΩ dokumentu ƒr≤d│owego, bez konieczno£ci powrotu do okna rejestru.

    2. Odczyt dokumentu z pliku
Program umo┐liwia odczyt dokumentu z pliku zapisanego w standardzie Farma. Plik na og≤│ dostarczany jest na dyskietce przez dostawcΩ towaru do apteki. Dokument zakupu w pliku powinien zostaµ stworzony w standardzie Farma.

Aby odczytaµ dokument z pliku znajduj╣cego siΩ na dyskietce nale┐y:
    1. Wywo│aµ operacjΩ Odczyt poprzez naci£niΩcie kombinacji klawiszy Ctrl+T lub wyb≤r odpowiedniej pozycji z menu kontekstowego listy dokument≤w zakupu.
    3. W otwartym oknie dialogowym nale┐y wskazaµ plik zawierj╣cy dokument (pliki z rozszerzeniem tfv) i nacisn╣µ przycisk Open (Otw≤rz).


      4. Rysunek .1 Odczyt dokumentu z pliku na dyskietce.

    4. W rejestrze dokument≤w pojawi siΩ nowy dokument odczytany ze wskazanego pliku.
UWAGA! Zapisanie dokumentu w rejestrze nie oznacza automatycznego wprowadzenia zakupionych artyku│≤w do magazynu. Aby wprowadziµ artyku│y wystΩpuj╣ce na fakturze do magazynu nale┐y wykonaµ dla dokumentu operacjΩ Zatwierdƒ.

Przed zatwierdzeniem dokumentu u┐ytkownik powinien dokonaµ weryfikacji danych zawartych zar≤wno w g│≤wce jak i w pozycjach dokumentu. W tym celu nale┐y uruchomiµ operacjΩ Otw≤rz.

W g│≤wce nale┐y zweryfikowaµ w szczeg≤lno£ci daty wystawienia faktury, sprzeda┐y, p│atno£ci, spos≤b p│atno£ci a tak┐e warto£µ netto, brutto i VAT za£ w pozycjach nale┐y przeprowadziµ weryfikacjΩ wystΩpuj╣cych na nich artyku│≤w.
      1. Artyku│y tymczasowe
Mo┐e siΩ zdarzyµ, ┐e artyku│ o kodzie zapisanym w fakturze nie zosta│ odnaleziony w kartotece artyku│≤w programu. W tym wypadku w kartotece tworzone s╣ artyku│y tymczasowe. Takie artyku│y posiadaj╣ status I , co jest widoczne na li£cie pozycji dokumentu. Pozycje takie nale┐y zweryfikowaµ. Operacja weryfikacji odczytanych z faktury artyku│≤w to tzw. dopasowanie artyku│≤w.


Rysunek .1 Formularz dokumentu odczytanego z pliku

WystΩpuj╣ dwa przypadki, w kt≤rych powstaj╣ artyku│y tymczasowe:
    • Artyku│ znajduje siΩ w kartotece a jedynie nie ma okre£lonego kodu w s│owniku kod≤w zastosowanym przez dostawcΩ faktury lub kod artyku│u w fakturze zosta│ zapisany b│Ωdnie. W tej sytuacji nale┐y w pozycji faktury zamieniµ artyku│ tymczasowy na odpowiedni artyku│ odnaleziony w kartotece. 
    • Towaru wystΩpuj╣cego na dokumencie zakupu nie ma w kartotece artyku│≤w. W tym wypadku, nale┐y przeprowadziµ operacjΩ zatwierdzenia artyku│u tymczasowego. Przed zatwierdzeniem artyku│u tymczasowego nale┐y uzupe│niµ jego opis.
      1. Dopasowanie artyku│≤w


        2. W celu dopasowania artyku│u nale┐y uruchomiµ operacjΩ Otw≤rz (Ctrl+O) dla pozycji dokumentu sprzeda┐y, w kt≤rej znajduje siΩ artyku│ ze statusem I. Na formularzu pozycji dokumentu zakupu umieszczone jest odno£nik do kartoteki artyku│≤w, w kt≤rym w tym momencie znajduj╣ siΩ dane artyku│u tymczasowego. 

        1. Wyszukiwanie odpowiednika artyku│u tymczasowego
Nale┐y sprawdziµ czy w kartotece artyku│≤w znajduje siΩ artyku│ odpowiadaj╣cy artyku│owi tymczasowemu. Mo┐na tego dokonaµ wykonuj╣c przedstawion╣ poni┐ej sekwencjΩ czynno£ci. 
    1. Nale┐y wywo│aµ operacjΩ Filtruj wg wzorca z pola odno£nika


      2. (Ctrl+F lub odpowiednia pozycja z menu kontekstowego odno£nika). 
       
       

      Rysunek .1 Wywo│anie operacji Filtruj wg wzorca z pola odno£nika formularza pozycji dokumentu zakupu

    2. Zostanie otwarte okno listy kartoteki artyku│≤w wraz z formularzem operacji Filtruj wg wzorca wype│nionym danymi artyku│u tymczasowego. 

      3.  

       
       

      Rysunek .2 Okno listy kartoteki artyku│≤w z formularzem operacji Filtruj wg wzorca

    3. Nale┐y zmodyfikowaµ dane w formularzu artyku│u tak aby w wyniku filtrowania otrzymaµ listΩ artyku│≤w, kt≤re potencjalnie mog╣ byµ odpowiednikami artyku│u tymczasowego. Praktycznie jest pos│u┐yµ siΩ jako kryterium filtrowania nazw╣ artyku│u.


      4. W przedstawionym na ilustracji przyk│adzie nazwa artyku│u tymczasowego odczytana z pliku zawiera informacje o postaci , dawce i opakowaniu, za£ celem filtrowania jest odnalezienie w kartotece artyku│≤w o nazwie ôAcenocumarolö. Aby to osi╣gn╣µ nale┐y w formularzu usun╣µ z pola Grupa artyku│≤w opis postaci, dawki i opakowania artyku│u oraz wyczy£ciµ zawarto£µ p≤l Postaµ oraz Dawka tak jak przedstawiono to na poni┐szej ilustracji:
       
       

      Rysunek .3 Formularz filtrowania do wyszukania artyku│≤w o okre£lonej nazwie

    4. Po naci£niΩciu przycisku OK na dole formularza z listy artyku│≤w zostan╣ wybrane pozycje spe│niaj╣ce zadane kryterium. 


      5. W tym wypadku bΩd╣ to artyku│y o nazwie rozpoczynaj╣cej siΩ na ôAcenocumarol".
       
       

      Rysunek .4 Okno listy artyku│≤w po wykonaniu filtrowania

      W przedstawionym przyk│adzie w kartotece zosta│y odnalezione dwa artyku│y, z kt≤rych jeden jest odczytanym z pliku artyku│em tymczasowym (w kolumnie Status ma warto£µ I). W og≤lnym przypadku lista odnalezionych artyku│≤w mo┐e byµ d│u┐sza. 

    5. Nale┐y por≤wnaµ opisy artyku│u tymczasowego i pozosta│ych artyku│≤w odnalezionych w kartotece. 
    6. W sytuacji gdy na li£cie znajduje siΩ artyku│ odpowiadaj╣cy artyku│owi tymczasowemu nale┐y w pozycji faktury dokonaµ wymiany artyku│u.
W przeciwnym razie, gdy w kartotece nie odnaleziono odpowiednika artyku│u tymczasowego nale┐y przeprowadziµ operacjΩ zatwierdzenia artyku│u tymczasowego znajduj╣cego siΩ w pozycji faktury. Przed zatwierdzeniem artyku│u tymczasowego nale┐y uzupe│niµ jego definicjΩ.
        1. Wymiana artyku│u
W przyk│adzie przedstawionym na ilustracjach w kartotece znajduje siΩ artyku│, kt≤rego opis odpowiada opisowi artyku│u tymczasowego. Je£li u┐ytkownik stwierdzi, ┐e jest to ten sam artyku│ powinien dokonaµ wymiany artyku│u zapisanego w pozycji faktury. W tym celu nale┐y:
    1. Wybraµ z listy odpowiedni╣ pozycjΩ z i nacisn╣µ klawisz Enter lub kombinacjΩ klawiszy Ctrl+W. 
    2. Wybrany artyku│ pojawi siΩ w polu odno£nika na formularzu pozycji dokumentu zakupu. 

      3.  

       
       

      Rysunek .1 Formularz pozycji dokumentu sprzeda┐y po wymianie artyku│u

    3. Aby zaakceptowaµ zmianΩ artyku│u w pozycji dokumentu nale┐y nacisn╣µ przycisk OK na dole formularza. W tym momencie artyku│ tymczasowy zostanie usuniΩty z kartoteki za£ odpowiednia pozycja na li£cie pozycji dokumentu zakupu zostanie zmodyfikowana.

Rysunek . 2 Formularz dokumentu zakupu po dopasowaniu artyku│u. 
        1. Zatwierdzenie artyku│u tymczasowego
W przypadku, gdy w kartotece nie odnaleziono odpowiednika artyku│u tymczasowego nale┐y uzupe│niµ jego dane a nastΩpnie dokonaµ jego zatwierdzenia.

W celu uzupe│nienia definicji artyku│u tymczasowego nale┐y:
    1. W oknie listy artyku│≤w wskazaµ artyku│ tymczasowy i wywo│aµ operacjΩ Otw≤rz. 
    2. Zostanie otwarty formularz artyku│u.
3. Nale┐y uzupe│niµ dane artyku│u oraz grupy artyku│≤w. 

Szczeg≤ln╣ uwagΩ nale┐y zwr≤ciµ na odpowiednie zdefiniowanie kategorii oraz wielko£ci opakowa± lekospisowych dla grupy artyku│≤w. Dane te s╣ wykorzystywane przy sprzeda┐y artyku│u w module Ekspedycja. Bardzo istotne jest tak┐e okre£lenie mar┐y artyku│u a w przypadku, gdy obowi╣zuje dla niego cena urzΩdowa wpisanie odpowiedniej ceny do cennika urzΩdowego. DziΩki temu po zatwierdzeniu dokumentu zakupu zostanie obliczona cena sprzeda┐y artyku│u.
    1. Zatwierdzenia artyku│u tymczasowego dokonuje siΩ poprzez wywo│anie operacji Zatwierdƒ, dostΩpnej za pomoc╣ skr≤tu klawiszowego Ctrl+Z lub z menu kontekstowego okna listy. Zatwierdzenie spowoduje zmianΩ statusu artyku│u.
    1. Inne operacje w rejestrze dokument≤w zakupu
Ka┐dy dokument zakupu wprowadzony do rejestru mo┐e byµ modyfikowany do chwili, kiedy zostanie on zatwierdzony.

Aby zmodyfikowaµ zawarto£µ dokumentu zakupu nale┐y:
    1. Wywo│aµ operacjΩ Otw≤rz z menu Plik, menu podrΩcznego rejestru lub skorzystaµ z klawiszy Alt+O lub Alt+Enter. 
    2. Wprowadziµ konieczne modyfikacje w oknie formularza dokumentu.
    3. Zatwierdziµ zmiany klawiszem OK. Klawisz Anuluj umo┐liwia wycofanie siΩ z przeprowadzenia operacji. Przyciski NastΩpny i Poprzedni pozwalaj╣ na modyfikacjΩ odpowiednio nastΩpnego lub poprzedniego elementu bez konieczno£ci powrotu do okna listy. 
Nie zatwierdzony dokument mo┐na r≤wnie┐ usun╣µ z listy (operacja Usu±).

Ponadto, w oknie listy zawieraj╣cej rejestr dokument≤w zakupu mo┐na dokonywaµ filtrowania, wyszukiwania odpowiednich dokument≤w, sortowania danych. Mo┐na tworzyµ nowe widoki dokument≤w i zachowywaµ je w odpowiednich folderach. Pocz╣tkowo, rejestr oferuje widok dokument≤w stworzonych bie┐╣cego dnia (folder Dzi£) oraz dokument≤w zatwierdzonych (folder Zatwierdzone). 

U┐ytkownik ma mo┐liwo£µ przegl╣dania i drukowania zestawie± dokument≤w (opcja Drukuj widok):
    • Zestawienie wg u┐ytkownik≤w;
    • Zestawienie wg artyku│≤w
    • Rejestr zakup≤w VAT;
    • Zestawienie wg sprzedawc≤w
    • Zestawienie faktur;
    • Dokumenty zakupu.
Rysunek .1 Przyk│adowe zestawienie faktur zakupu.
    1. Zatwierdzanie dokument≤w
Operacja zatwierdzania odpowiada ksiΩgowaniu dokument≤w. Aby zatwierdziµ bie┐╣cy dokument, nale┐y wybraµ z menu Akcje lub z menu podrΩcznego operacjΩ Zatwierdƒ. Mo┐na zastosowaµ skr≤t klawiszowy Ctrl+Z lub wybraµ odpowiedni przycisk z paska narzΩdzi.

Operacja zatwierdzania jest nieodwracalna. Po jej wykonaniu: 
    • Dokument nie mo┐e byµ modyfikowany, ani usuwany z rejestru. Dlatego te┐ odpowiednie opcje menu zostaj╣ zablokowane, ich wywo│anie powoduje wy£wietlenie odpowiedniego komunikatu programu. 
    • U┐ytkownik ma jedynie mo┐liwo£µ podgl╣du zawarto£ci dokumentu, za pomoc╣ operacji Poka┐ (Alt+P). 
    • Program ustawia status dokumentu na zatwierdzony. Na li£cie w polu Status pojawia siΩ znacznik zatwierdzenia.
    • Zostaje utworzona nowa partia magazynowa (nowa pozycja w kartotece Partie magazynowe w module Magazyn), zwiΩkszone stany magazynowe odpowiednich towar≤w (kartoteka Stany magazynowe w module Magazyn) oraz dodana operacja Przych≤d dla nowoutworzonej partii towaru (kartoteka Operacje magazynowe w module Magazyn).
    • W polu Partia magazynowa pozycji dokumentu wpisany zostaje numer utworzonej partii. Obliczone zostaj╣ ceny sprzeda┐y produkt≤w z danej partii magazynowej.